Máy scan tài liệu: khái niệm, phân loại và các bước sử dụng

Máy scan tài liệu là một thiết bị hiện đại và hữu ích giúp chuyển đổi các tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với công nghệ quét tiên tiến, máy quét có khả năng tái tạo chính xác mọi chi tiết từ trang tài liệu gốc như văn bản, hình ảnh và đồ họa. Vậy thiết bị này có bao nhiêu loại trên thị trường? Hãy cùng tìm hiểu thêm về dòng máy này qua bài viết sau.

Scan là gì? Máy scan là gì?

Scan nghĩa là quét, một công cụ được tích hợp trong máy scan để thực hiện các loại dữ liệu đã được in (giấy tờ, tài liệu, sách báo,...) thành dữ liệu mềm được lưu trữ trên thiết bị điện tử. Công cụ quét có hoạt động rất khác so với máy in và máy photocopy. Các máy in, hay máy photo đều chủ yếu để in các file mềm thành văn bản trên giấy tờ, sách báo… 

Máy scan chính là máy quét, một thiết bị được dùng để chụp, sao lưu các tài liệu, hình ảnh sang dạng tệp dữ liệu mềm được lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị thông minh. Máy không chỉ lưu trên bộ nhớ của máy mà còn có chức năng truyền tải đến các thiết bị máy tính đã kết nối dữ liệu.

Công dụng của scan tài liệu

Những công dụng mà máy scan tài liệu vô cùng quan trọng với các văn phòng, doanh nghiệp như: 

- Lưu trữ những tài liệu quan trọng: Tất cả những tài liệu quan trọng luôn cần được sao lưu, bảo mật cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết, phòng trừ các trường hợp bị mất. Máy scan đóng vai trò lưu trữ thông tin, tiết kiệm chi phí in ấn. 

- Khả năng bảo mật cao: Khi thông tin được lưu trữ dữ liệu qua máy scan, cài đặt mã truy cập sẽ đảm bảo an toàn cho tài liệu. Hình ảnh khi được quét vào máy sẽ lưu thành file PDF với chữ ký số bảo mật cao. 

- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện: Quá trình chuyển đổi từ tài liệu cứng sang file mềm sẽ tạo thành các tệp dễ dàng sắp xếp, dễ dàng tìm kiếm hơn. 

- Máy tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu: Với chức năng được cập nhật tại các máy scan đời mới sẽ chia sẻ qua mail, lưu trữ đám mây và hỗ trợ qua các ứng dụng khác. 

Nhờ những công dụng hữu ích của máy scan nên người dùng có thể truy cập thông tin từ xa ở bất cứ đâu giúp tiết kiệm thời gian. 

Hướng dẫn các bước sử dụng máy scan tài liệu siêu dễ

Bạn có thể tham khảo những bước sau để sử dụng máy quét tài liệu vô cùng dễ dàng chỉ qua vài thao tác như:

+ Đặt tài liệu lên máy quét: Sau khi kết nối máy tính và máy quét thành công, hãy mở máy lên và úp bề mặt của tài liệu cần quét qua mặt kính. Đặt chiều và vị trí hình ảnh, tài liệu nằm đúng vị trí đánh dấu trên máy (hình mũi tên hoặc số 0)

+ Điều chỉnh cài đặt máy quét trên phần mềm quét: Mở phần mềm sau đó điều chỉnh cài đặt như màu sắc, kích thước trước khi đưa vào máy. Sau khi cài đặt và chỉnh sửa xong, chọn nút Scan trên máy để tiến hành quét tài liệu. 

+ Chỉnh sửa tài liệu: Sau khi Scan tài liệu xong bạn có thể sử dụng các phần mềm như Adobe Acrobat để chuyển thành các file PDF hoặc ghép lại tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra, hãy thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan. 

Phân loại máy scan phổ biến hiện nay

Trên thị trường có rất nhiều máy quét do đó bạn cần nắm bắt rõ để phân loại máy scan phù hợp với công việc cụ thể như: 

Máy scan di động

Đây là một loại máy rất nhỏ gọn như máy quét flatbed với chức năng chính là scan tài liệu. Tuy nhiên loại máy này không có hệ thống nạp giấy tự động và chỉ quét một lần một tờ. Với máy này bạn hoàn toàn có thể đánh dấu được số trang mà mình đã từng quét. 

Máy scan book

Đúng như tên gọi thì đây là máy dùng để scan cho các loại sách đã được in ra. Máy này đã ngày càng được nghiên cứu và phát triển khi quét tài liệu dày hay sách có phần gáy dày, vùng quét bị giới hạn. Máy này chỉ áp dụng cho những sách đã quá ít bản in và không phù hợp cho sách vẫn đang có hiệu lực kinh doanh hay tác giả của sách còn sống. 

Máy scan ADF

Đây là một loại máy quét phổ biến có kích thước nhỏ gọn có thể lắp đặt ở các phòng làm việc, văn phòng hay công ty. Máy này được trang bị thêm khay nạp giấy tự động nên có thể quét liên tục với lượng tài liệu tương đối dày. 

Máy quét hình nạp giấy

Loại máy quét này hoạt động dựa trên việc đưa từng tờ giấy theo từng trang tương tự như máy in hoặc quét tự động nhiều trang theo dạng rời. Mặc dù dòng máy này đã xuất hiện rất lâu nhưng không được đánh giá cao do chất lượng quét ở mức vừa phải, không thích hợp quét các loại tài liệu đã đóng sách. 

Máy quét hình 3 chiều

Đây chính là máy quét 3D với khả năng quét các vật thể 3 chiều được ứng dụng để tạo mô hình cho các ứng dụng. Hiện nay, máy quét 3D được sử dụng nhiều nhất trong việc thiết kế, công nghiệp giải trí để tạo mô hình, sáng tạo để sản xuất các bộ phim hay các trò chơi điện tử. 

Máy quét đa chức năng

Máy quét đa năng là máy tổng hợp rất nhiều chức năng như quét, in và photocopy hay gửi fax và ngày càng đa dạng nhiều chức năng hơn. Hiện nay, máy đã có khả năng quét hình, in màu và in đen trắng (hay còn gọi là công nghệ in laser). Máy này đã có loại thiết kế nhỏ gọn, thao tác dễ dùng và được dùng phổ biến tại văn phòng, các công ty và doanh nghiệp. 

Trên đây là những thông tin tổng hợp về máy scan tài liệu được sử dụng phổ biến trong công nghệ in ấn và các văn phòng doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn có thể sử dụng máy hiệu quả để lưu trữ và bảo mật tốt các tài liệu quan trọng. Liên hệ ngay với FSVIET qua số Hotline: 0987 144 786 - 0933 981 290 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc về các sản phẩm thiết bị văn phòng chuyên nghiệp.