Hướng dẫn cách in 2 mặt giấy cho file PDF, Word, Excel chỉ với 3 bước

In 2 mặt giấy là một cách hữu hiệu giúp tiết kiệm giấy và bảo vệ môi trường. Hiện nay, hầu hết các máy in đều hỗ trợ chức năng in 2 mặt. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách sử dụng chức năng này. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách in 2 mặt giấy cho các file PDF, Word, Excel cực đơn giản. 

Hướng dẫn cài đặt máy in để in 2 mặt

In thủ công

Hướng dẫn sử dụng in hai mặt thủ công là quá trình in mà máy in không tự động hỗ trợ tính năng này. Trong trường hợp này, bạn có thể in tất cả các trang trên một mặt giấy, sau đó, khi máy in yêu cầu, hãy lật chồng giấy và nạp lại trang vào máy in.

Trong ứng dụng Word, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào tab File.

Bước 2: Chọn Print.

Bước 3: Trong phần Setting, chọn Print One Sided, sau đó nhấp vào nút Manually Print on Both Sides.

Trong quá trình thực hiện kỹ thuật in hai mặt thủ công, khi bạn bắt đầu quá trình in, Word sẽ thông báo bạn khi cần lật lại ngăn xếp để đưa các trang vào máy in lần thứ hai. Lưu ý: Khi sử dụng tùy chọn in hai mặt thủ công, bạn có thể cần thực hiện một số lần thử nghiệm để xác định cách chính xác để tải lại các trang cho máy in cụ thể mà bạn đang sử dụng.

In trang chẵn lẻ

Bạn cũng có thể thực hiện quy trình sau để thực hiện in hai mặt:

Bước 1: Mở tab File.

Bước 2: Chọn Print.

Bước 3: Trong phần Settings, lựa chọn Print All Pages. Tại cuối danh sách, chọn Only Print Odd Pages.

Bước 4: Bấm nút Print ở đầu của danh sách.

Bước 5: Ngay sau khi in xong các trang lẻ, lật chồng trang lên. Dưới phần Settings, chọn Print All Pages.

Lưu ý: Để đảm bảo rằng trang in theo đúng thứ tự khi in trang lẻ hoặc chẵn, hãy mở tab File, chọn Options, sau đó vào mục Advanced. Dưới phần Printing, chọn Print on front of the sheet for two-sided printing hoặc Print on back of the sheet for two-sided printing.

Hướng dẫn cách in 2 mặt giấy đối với từng định dạng file

File PDF

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tải và cài đặt các phần mềm Foxit Reader và Adobe Reader để có thể đọc file PDF.

Bước 2: Mở file PDF và chọn Print hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P. Để in trang lẻ, chọn Page để đánh dấu các trang cần in. Tiếp theo, ở mục Subset, lựa chọn Odd Pages only và nhấn OK để bắt đầu quá trình in.

Bước 3: Đảo giấy để in trang chẵn. Thực hiện tương tự như khi in trang lẻ, tuy nhiên tại mục Subset, lựa chọn Even Pages only và ấn OK để tiến hành in những trang còn lại.

File Word

Bước 1: Mở file Word bạn muốn in.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc truy cập vào tab File và chọn Print.

Bước 3: Tìm và nhấp chuột vào Print One Sided, nằm dưới phần Settings.

Bước 4: Chọn tùy chọn Print on Both Sides phù hợp với nhu cầu của bạn:

- Flip pages on long edge (lật trang theo lề dài): Sử dụng khi in khổ dọc và muốn đóng lề bên trái hoặc ghim góc trái (để đọc bằng cách lật sang trái). Hoặc khi in khổ ngang và muốn đóng lề cạnh trên (để đọc bằng cách lật lên trên).

- Flip pages on short edge (lật trang theo lề ngắn): Thích hợp khi in khổ ngang và muốn lật trang sang trái. Hoặc khi in khổ dọc và muốn lật trang lên trên để đọc.

Bước 5: Chỉ cần đợi máy in hoàn thành quá trình in là bạn đã hoàn tất.

File Excel

-  Nếu máy in không hỗ trợ chức năng in hai mặt trong Excel, chúng ta có thể sử dụng một số cách khác nhau để đạt được mục tiêu này:

Sao chép dữ liệu sang Word bằng cách chọn Copy trong Excel và sau đó Paste (hoặc chọn Edit > Paste Special > Microsoft Excel Worksheet Object > OK) vào Word. Sau đó, tiến hành in trên Word theo chế độ in trang chẵn hoặc lẻ.

Hoặc

Sử dụng lệnh Copy trong Excel, sau đó chọn Paste Special > Values > OK để dán giá trị vào Word. Tiếp theo, thực hiện quá trình in 2 mặt như cách làm trong Word đã được mô tả ở trên.

- Nếu máy in hỗ trợ chức năng in hai mặt, thì thao tác trở nên đơn giản hơn. Chỉ cần điều hướng đến File > Print > Properties > Finishing và đánh dấu vào hộp kiểm Print on both sides để máy in tự động thực hiện quá trình in hai mặt.

Những điều cần chuẩn bị khi in ấn tài liệu 2 mặt

Kiểm tra máy in có hỗ trợ in 2 mặt giấy hay không?

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Không phải tất cả các máy in đều có chức năng in 2 mặt. Bạn có thể kiểm tra thông tin này trong sách hướng dẫn sử dụng máy in hoặc trên trang web của nhà sản xuất.

Căn chỉnh kích thước khổ giấy chuẩn

Kích thước khổ giấy cần phù hợp với chức năng in 2 mặt của máy in. Thông thường, các khổ giấy phổ biến hỗ trợ in 2 mặt là A4, A3, Letter và Legal.

Chiều đặt giấy in

Chiều đặt giấy in cũng rất quan trọng để đảm bảo bản in được in đúng mặt. Hầu hết các máy in đều có hướng dẫn chi tiết về cách đặt giấy in 2 mặt. Bạn cần lưu ý đặt giấy theo đúng hướng dẫn để tránh bị kẹt giấy hoặc bản in bị sai lệch.

Trên đây là hướng dẫn cách in 2 mặt giấy cho các file PDF, Word, Excel chỉ với 3 bước đơn giản. Hy vọng với hướng dẫn này, bạn sẽ có thể in ấn tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm.