Các vấn đề (lỗi) thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch

Các vấn đề (lỗi) thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch

Khi sử dụng bất kỳ loại máy nào cũng sẽ không tránh khỏi những lỗi thường gặp và sẽ làm bạn cảm thấy phiền toái, mất công mất việc nếu như không có những mẹo sửa chữa mà bạn có thể tự làm được mà không cần mất tiền sửa chữa.

Đối với dòng máy in mã vạch cũng vậy, sẽ có những lỗi phổ biến khiến bạn có thể gặp phải trong quá trình in tem nhãn. Để quý khách dễ dàng xử lý các vấn đề mà mình gặp phải, những lỗi cơ bản này có cách xử lý khá đơn giản mà khi bạn làm rồi bạn thấy thật là hối tiếc vì trước đây không biết.

Một vấn đề của máy sẽ có một hoặc nhiều nguyên nhân khác nhau có thể là do phần cứng là máy in, giấy in hoặc là do phần mềm, bài viết cẩm nang cách sửa các lỗi thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch này chắc chắn sẽ đem lại cho quý khách nhiều điều bổ ích, tất cả sẽ tuần tự theo 3 bước như sau:

Kiểm tra máy in

Kiểm tra driver (trình điều khiển) của máy in

Kiểm tra ứng dụng phần mềm BarTender. Nếu bạn không dùng BarTender, hãy liên hệ với NCC phần mềm bán hàng POS của mình để được hỗ trợ.

Một số vấn đề lỗi và nguyên nhân cũng như cách khắc phục của nó như sau:

Vấn đề lỗi: Máy in không có bất kỳ phản ứng nào (không in được)

Nguyên nhân 1: 

Máy in chưa ở trạng thái sẵn sàng (ready mode)

Cách khắc phục: Bạn hãy chắc chắn rằng phích cắm - nguồn điện của máy in đã được cắm vào ổ điện để cung cấp điện năng, công tắc nguồn cũng đã được bật lên, dây kết nối - USB của máy in và máy tính và và đèn báo hiệu máy in đang ở trạng thái "sẵn sàng in" (đèn xanh)

Lưu ý rằng, với mỗi loại máy in mã vạch, sẽ có những cách hiển thị chữ sẵn sáng trên màn hình LED khác nhau, có máy thể hiện sự sẵn sàng bằng tín hiệu đèn màu xanh lá cây. Để đưa chiếc máy in tem nhãn về trạng thái sẵn sàng, bạn có thể tắt máy đi rồi lại bật máy lên để máy sẵn sàng làm việc, việc này còn được gọi là khởi động lại máy. Nếu máy của bạn khởi động với tín hiệu báo lỗi (đèn đỏ), bạn sẽ cần tới sự giúp đỡ của những cuốn hướng dẫn sử dụng được đi kèm với máy (user manual guide) hoặc đơn giản hơn bạn hãy liên hệ với nơi bạn mua máy họ sẽ là những kỹ thuật chuyên nghiệp nhất  xử lý dứt điểm lỗi này trước khi tiếp tục với bài viết.

Dây cáp giao tiếp không được kết nối đúng cách

Cách khắc phục: cụ thể là cáp kết nối máy in với máy tính, bạn cần phải kiểm tra dây cáp - tùy thuộc vào dòng máy sẽ có cáp kết nối hỗ trợ như là dây cáp USB, RS-232, Ethernet...kết nối máy tính của bạn với máy in có thể bị cắm sai cách hoặc là cắm rồi nhưng giắc cắm bị lỏng. Để tránh những trường hợp đó bạn hãy rút ra rồi cắm lại theo đúng cách và cắm chắc chắn.

Nguyên nhân 3: Driver máy in bị cài sai cách hoặc bị lỗi thời

Nguyên nhân 1: Nhiệt độ đầu in (darkness) được thiết lập ở mức quá cao/quá thấp (mức nhiệt năng chưa phù hợp với mực in)

Chỉnh lại Độ đậm (darkness): bạn nên đặt darkness (nhiệt độ đầu in) ở mức phù hợp với loại tem decal và mực in đang sử dụng ví dụ với mực wax thì nhiệt độ đầu in không cần mức cao, còn với mực resin thì cần đặt ở mức cao vì nếu không sẽ dẫn tới tính trạng mực in bị mờ, bản in chữ in ra cũng bị mờ không đọc được bởi vì với nhiệt độ không đủ lớn sẽ không làm tan chảy hết mực bám trên cuộn ruy băng resin. Lưu ý rằng: nếu bạn đặt mức cao (high darkness) thì cuộn mực ribbon có thể bị nóng chảy do nhiệt lượng được thiết lập ở mức quá cao so với cuộn ruy-băng sử dụng, chính vì vậy bạn cần phải tìm hiểu rõ với loại mực này, giấy này thì cần sử dụng nhiệt độ in là bao nhiêu, về vấn đề này khi bạn mua mực in, giấy in...tại FSVIET bạn sẽ được tư vấn cụ thể. Nếu bạn dùng mực wax thì điều chỉnh nhiệt năng ở mức 0-7, mực wax-resin với mức gia nhiệt tầm 7-14, và mực resin ở mức 14-20, đây là những mức chuẩn để bạn cài đặt máy in sao cho phù hợp nhất.

Nguyên nhân 2: Kích thước trang in hoặc cỡ tem bị thiết lập sai thông số

Cách khắc phục: Thiết lập trang & kích thước tem

Bạn cần phải nhớ việc thiết lập trang in rất quan trọng bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp bản in của bạn có chuẩn xác hay không, bị lệch tem hay không....

Hãy kiểm tra thiết lập trang (page setup) xem thông số có xung đột với cỡ tem (stock) bạn đang thiết kế.

Nếu bạn bỏ qua các thao tác khởi tạo mẫu tem thì bạn vẫn phải theo các bước dưới đây để kiểm tra lại thiết lập trang và cỡ tem. Để chắc chắn nhất, cách này khá thủ công nhưng lại hiệu quả, bạn sử dụng thước kẻ để đo cỡ tem thực tế thay vì tin tưởng tuyệt đối thông số kích thước có ghi trên cuộn giấy, vì đôi khi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Đế tem thường rộng hơn con tem dán lên bề mặt của nó nên bạn cũng phải đo kích thước đế tem để xác định ra khoảng trống lề không in (unused/unprinted margins).

Dưới dây là tài liệu hướng dẫn thiết lập trang (page setup) với các bước cụ thể và dễ hiểu theo phần mềm BarTender.

Trước tiên hãy mở mẫu tem.btw của bạn bằng phần mềm BarTender

Chọn File > Page Setup > Page > Orientation

Tại đây, hãy chọn

- Portrait: thiết lập này được sử dụng khi bạn muốn in ra bản in thẳng đứng (hình chữ nhật đứng, giống như bức ảnh chân dung).

- Landscape: cấu hình này được sử dụng nếu bạn muốn in ra bản in nằm ngang (hình chữ nhật đứng), xoay 90º theo chiều kim đồng hồ.

File > Page Setup > Page > Page size

- User defined page size: chọn mẫu tem phù hợp trong danh sách mẫu tem đã được thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp phần mềm Bartender.

- Custom: Nếu cỡ tem bạn muốn dùng không có trong danh sách mẫu tem được thiết kế sẵn bởi NCC, hãy nhập chiều rộng (width) và chiều cao (height) của con tem vào 2 trường thông tin tương ứng

File > Page Setup > Page > Layout

- Đặt lại số lượng dòng (rows) và cột (columns) cho chính xác.

- Điều chỉnh các lề trái/phải (margins) theo đúng với thực tế kích thước của cuộn decal in tem nhãn.

Lưu ý: khoảng cách trên dưới (labels gap, bước nhảy tem) giữa 2 hàng/con tem đã được xử lý bởi driver nên bạn không cần phải điều chỉnh gì ở phần margins này.

Click OK để lưu lại các thay đổi

Thử in lại mẫu tem của bạn

Lưu ý: trước khi in, bạn hãy File > Preview (xem trước) để kiểm tra xem những hiệu chỉnh của bạn có đúng ý mình hay chưa.

Nguyên nhân 3: Driver máy in được cấu hình/thiết lập sai thông số:

Cách khắc phục: Lỗi cấu hình driver máy in

Kiểm tra các thiết lập (cấu hình) trong trình điều khiển (driver) máy in sao cho chúng phù hợp với thông số bản in bạn mong muốn.

Để hiệu chỉnh cấu hình driver qua phần mềm BarTender, bạn hãy:

Mở file bằng bằng phần mềm BarTender

Đi đến File > Print

Chọn máy driver máy in bạn muốn hiệu chỉnh trong mục Printer / Name

Click vô Document Properties

Lần lượt hiệu chỉnh trong các thẻ Advanced Setup, Options và Stock:

Bộ cảm biến (sensor type): cài đặt phương pháp cảm biến theo bước nhảy tem (Gaps), cảm biến theo điểm đen (Black mark) hoặc không gì cả/giấy liên tục (Continuous)

Phương pháp in (print method) / Loại tem nhãn (Media type): Direct Thermal (in nhiệt trực tiếp, không cần mực) hoặc Thermal Transfer (in chuyển nhiệt với cuộn mực ribbon).

Xử lý tem nhãn (mMedia handling): Bao gồm những lựa chọn chế độ nghỉ (pausing), nghỉ để bóc tem (pausing for tear off), dao cắt giấy (cutting the stock)...

Tốc độ in (print speed): Theo nguyên tắc, tốc độ in càng chậm thì bản in càng rõ nét. Tốc độ in quá nhanh có thể gây ra lỗi nhảy tem do tốc độ chạy tem quá nhanh so với khả năng đọc của bộ cảm biến.

Độ đậm (darkness): bạn nên đặt darkness (nhiệt độ đầu in) ở mức phù hợp với loại tem decal và mực in đang sử dụng nếu bạn đặt mức cao (high darkness) thì cuộn mực ribbon có thể bị nóng chảy do nhiệt lượng được thiết lập ở mức quá cao so với cuộn ruy-băng. Thông thường bạn nên tùy chỉnh nhiệt lượng đầu in theo loại mực bạn dùng. Ví dụ, mực resin cần lượng nhiệt năng lớn để làm nóng chảy chất nhựa, nếu bạn để mức nhiệt thấp dành cho mực wax (dễ nóng chảy) thì có thể dẫn đến tình trạng mực in bị mờ hoặc chữ in ra mờ quá không đọc được vì lượng nhiệt từ đầu in chưa đủ làm tan chảy hết mực bám trên cuộn ruy-băng. Do vậy, nếu bạn dùng mực wax thì điều chỉnh nhiệt năng ở mức 0-7, mực wax-resin với mức gia nhiệt tầm 7-14, và mực resin ở mức 14-20.

Lưu ý:

- BarTender gửi cấu hình của trình điều khiển máy in ở mỗi lệnh in, do đó tốt nhất bạn nên thiết lập cấu hình in trực tiếp từ phần mềm Bartender thay vì từ trình điều khiển driver trong Devices and Printer.

- Mẫu tem và cấu hình driver được thiết lập trong phần mềm BarTender được lưu thành file dưới định dạng .btw và sẽ được đặt làm cấu hình mặc định ở lần in hiện tại, vượt qua cấu hình ở driver máy in trong Windows. Các thiết lập trong phần Devices and Printers (Printers/Faxes) là mặc định và sẽ được áp dụng đối với các mẫu tem .btw được tạo trong tương lai.

- Giao diện các lựa chọn bên trên là ở trong driver của Seagull. Drivers phát triển bởi các NCC phần mềm khác cũng có các options tương tự nhưng giao diện (cách bố trí, tên gọi...) có thể khác đi.

Nguyên nhân 4: Cuộn giấy in hoặc mực in bị lắp sai cách. Hoặc lắp loại giấy hay mực không phù hợp

Cách khắc phục: Xác minh máy in có thể in ra tem nhãn của bạn.

Máy in thường có thể in trang cấu hình bằng cách sử dụng bảng LED. Trang cấu hình cũng sẽ cung cấp thông tin hữu ích về máy in của bạn, chẳng hạn như ngôn ngữ máy in hiện tại (nếu nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ) và DPI của máy in (dấu chấm trên mỗi inch hoặc độ phân giải). Tham khảo sổ tay máy in của bạn hoặc liên hệ với nhà sản xuất máy in để được hỗ trợ.

Vấn đề lỗi:  In nhảy hàng tem (in ra tem trống, không có chữ)

Nguyên nhân 1:  Bộ cảm biến của máy in chưa được căn chỉnh (calibrated) hoặc bị hỏng

Cách khắc phục: lỗi căn chỉnh tem (calibration, lỗi cảm biến)

Hãy kiểm tra và đảm bảo máy in của bạn căn chỉnh tem (calibration) vào đúng vị trí của nó. Nói một cách kỹ thuật là bạn cần đảm bảo bộ cảm biến (mắt thần) của máy in nhận được bước nhảy (labels gap) giữa 2 hàng tem trên cuộn giấy.

Hãy nhấn nút Feed trên máy in và để ý xem có bao nhiêu con tem được chạy ra và vị trí nơi con tem dừng lại. Lặp lại thao tác này từ 3 tới 5 lần nếu máy vẫn tiếp tục báo lỗi. Trong trường hợp không xử lý được, bạn hãy tham khảo cuốn hướng dẫn đi kèm máy in hoặc liên hệ với nhà cung cấp máy in để được hướng dẫn cách cân chỉnh tem nhãn.

Lưu ý: Cách tái thiết lập bộ cảm biến (calibration/sensor reset) cho máy in mã vạch là rất đa dạng tùy theo thương hiệu máy in khác nhau. Hãy click vô đường dẫn này để tham khảo cách thiết lập lại mắt thần cảm biến cho máy in của bạn!

Nguyên nhân 2: Thiết lập trang/tem sai kích thước

Hãy kiểm tra thiết lập trang (page setup) xem thông số có xung đột với cỡ tem (stock) bạn đang thiết kế.

Nếu bạn bỏ qua các thao tác khởi tạo mẫu tem thì bạn vẫn phải theo các bước dưới đây để kiểm tra lại thiết lập trang và cỡ tem. Bạn cũng nên dùng thước kẻ để đo cỡ tem thực tế thay vì tin tưởng thông số kích thước ghi trên cuộn giấy. Đế tem thường rộng hơn con tem dán lên bề mặt của nó nên bạn cũng phải đo kích thước đế tem để xác định ra khoảng trống lề không in (unused/unprinted margins).

Để biết thêm thông tin, bạn hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn thiết lập trang (page setup).

Trước tiên hãy mở mẫu tem.btw của bạn bằng phần mềm BarTender

Chọn File > Page Setup > Page > Orientation

Tại đây, hãy chọn:

- Portrait: thiết lập này được sử dụng khi bạn muốn in ra bản in thẳng đứng (hình chữ nhật đứng, giống như bức ảnh chân dung).

- Landscape: cấu hình này được sử dụng nếu bạn muốn in ra bản in nằm ngang (hình chữ nhật đứng), xoay 90º theo chiều kim đồng hồ.

File > Page Setup > Page > Page size

- User defined page size: chọn mẫu tem phù hợp trong danh sách mẫu tem đã được thiết kế sẵn bởi nhà cung cấp phần mềm Bartender.

- Custom: Nếu cỡ tem bạn muốn dùng không có trong danh sách mẫu tem được thiết kế sẵn bởi NCC, hãy nhập chiều rộng (width) và chiều cao (height) của con tem vào 2 trường thông tin tương ứng

File > Page Setup > Page > Layout

- Đặt lại số lượng dòng (rows) và cột (columns) cho chính xác.

- Điều chỉnh các lề trái/phải (margins) theo đúng với thực tế kích thước của cuộn decal in tem nhãn.

Lưu ý: khoảng cách trên dưới (labels gap, bước nhảy tem) giữa 2 hàng/con tem đã được xử lý bởi driver nên bạn không cần phải điều chỉnh gì ở phần margins này.

Click OK để lưu lại các thay đổi

Thử in lại mẫu tem của bạn

Lưu ý: trước khi in, bạn hãy File > Preview (xem trước) để kiểm tra xem những hiệu chỉnh của bạn có đúng ý mình hay chưa.

Nguyên nhân 3: Tốc độ in quá nhanh

Tốc độ in (print speed): Theo nguyên tắc, tốc độ in càng chậm thì bản in càng rõ nét, chính vì thế khi bạn cài đặt tốc độ in quá nhanh thì đồng nghĩa với việc sẽ gây ra những lỗi không mong muốn như là gây ra lỗi nhảy tem do tốc độ chạy tem quá nhanh so với khả năng đọc của bộ cảm biến.

Vấn đề lỗi: Đèn báo lỗi trên bảng đèn của máy in

Nguyên nhân 1: Thiết lập sai thông số cho cuộn giấy/mực in

Nguyên nhân 2: Driver máy in bị cài sai cách hoặc bị lỗi thời - Cách khắc phục đã hướng dẫn ở trên.

Vấn đề lỗi: Chữ in, hình đồ họa, mã vạch... bị in sót/thiếu

Nguyên nhân: Lỗi thiết lập hiệu suất in và phương pháp in

Cách khắc phục: Tối ưu hiệu suất in và phương pháp in Performance optimizations and object print methods

Hiệu chỉnh hiệu suất máy in và phương pháp in ở mức tối ưu nhất.

BarTender cung cấp nhiều lựa chọn để bạn tối ưu hiệu suất in ấn bằng cách sử dụng driver của Seagull. Việc tối ưu Optimizations options are limited when a Seagull driver is not in use.

Although having the Performance settings within the BarTender Print dialog turned on is typically optimal, they may cause issues if they are not supported by the printer’s current firmware or the printer memory is not working correctly.  When troubleshooting BarTender it is beneficial to disable all the Performance settings.  With all these settings unchecked, BarTender will generate the printer code in a simpler manner.

Note: When setting performance optimizations and object print methods you may choose which documents the changes affect:

Use Settings For All Documents

Use Settings For This Document Only

Open your document in BarTender

Đi tới File > Print

Chọn thẻ Performance

Gỡ bỏ (uncheck) tất cả các lựa chọn (options)

Chọn thẻ Object Print Method

Set the available dropdown menus to Raster Graphics

Lưu lại thay đổi

In tem

If removing the performance settings resolves your issue, you may want to re-enable each performance setting one at a time to see if it's only a specific performance setting causing the issue.

Barcodes have an additional performance setting within the barcode properties.  BarTender can send an image of the barcode rather then tell the printer to generate the barcode.

Open the barcode properties (right click barcode object > Properties)

Select Symbology and Size tab

Click the Print Method button

Select Barcodes and human readable text controlled by BarTender

Click Ok

Close Barcode Properties

Save the document

Print the document

 Bên trên là một số vấn đề lỗi, nguyên nhân lỗi và cách khắc phục lỗi thường gặp khi sử dụng máy in mã vạch, Nếu như bạn gặp phải những lỗi khác, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để chúng tôi hỗ trợ bạn một cách tốt nhất nhé.